Hochzeitsdienstleister buchen: Diese Fragen solltet ihr vorher stellen

Für eine Hochzeit bucht ihr schnell fünf, zehn oder mehr Dienstleister. Jeder arbeitet ein bisschen anders, jeder hat eigene Pakete und eigene Verträge. Damit ihr am Ende nicht von Zusatzkosten oder Missverständnissen überrascht werdet, lohnt es sich, vor der Buchung immer dieselben Grundfragen zu stellen. Hier ist eure Liste für alle Gewerke.

Bevor ihr anfragt

Je genauer eure Anfrage ist, desto besser kann der Dienstleister antworten. Schreibt deshalb gleich dazu:

• Datum und ungefähre Uhrzeit
• Ort oder zumindest die Region
• ungefähre Zahl der Gäste (wie ihr sie festlegt, lest ihr im Beitrag zur Gästeliste)
• was ihr euch vorstellt, gern mit ein paar Stichworten zum Stil

Die erste Frage ist dann ganz einfach: Seid ihr an dem Tag noch frei? Fragt auch, ob der Termin bis zu eurer Entscheidung unverbindlich vorgemerkt werden kann und wie lange.

Die Grundfragen für jeden Dienstleister

• Was genau ist im Preis enthalten? Lasst euch die Leistung aufschlüsseln. Was kostet extra, zum Beispiel Anfahrt, Übernachtung, Auf- und Abbau oder Material?
• Wer kommt am Tag selbst? Bei Teams ist das nicht immer die Person, mit der ihr das Vorgespräch führt. Fragt nach, wer genau bei euch sein wird.
• Wie lange seid ihr da? Klärt, ab wann und bis wann der Dienstleister gebucht ist und was eine Verlängerung kostet, falls der Abend länger wird.
• Was braucht ihr vor Ort? Strom, Platz, einen Tisch, eine Mahlzeit für das Team, einen Parkplatz?
• Wie läuft die Abstimmung vor der Hochzeit? Gibt es ein Vorgespräch, einen Fragebogen, ein Treffen an der Location?

Geld und Vertrag

Hier lohnt sich besondere Sorgfalt. Lasst euch alle Absprachen schriftlich geben, auch wenn das Gespräch noch so nett war.

• Wie hoch ist die Anzahlung und wann ist der Rest fällig?
• Was passiert, wenn ihr absagen oder den Termin verschieben müsst? Ab wann fallen welche Kosten an?
• Was passiert, wenn der Dienstleister krank wird oder ausfällt? Gibt es eine Vertretung, und wer sucht sie aus?
• Sind alle Preise Endpreise, oder kommt noch etwas dazu?

Ein seriöser Anbieter beantwortet diese Fragen ohne Zögern und hält die Antworten im Vertrag fest. Wenn ihr etwas nicht versteht, fragt nach, bevor ihr unterschreibt.

Mit der Location abstimmen

Nicht jeder Dienstleister darf in jeder Location arbeiten. Manche Häuser haben feste Partner für Catering oder Technik, manche haben Regeln zu Lautstärke, Deko oder offenem Feuer. Fragt deshalb zuerst bei eurer Location nach, was erlaubt ist, und gebt diese Infos an eure Dienstleister weiter. Mehr dazu, was ihr bei der Besichtigung klären solltet, lest ihr im Ratgeber zur Hochzeitslocation.

Je nach Gewerk: worauf es zusätzlich ankommt

Neben den Grundfragen hat jedes Gewerk eigene Punkte. Die wichtigsten im Überblick, ausführlich jeweils in unseren Beiträgen:

Fotografie und Video

Wie viele Bilder bekommt ihr, wann und in welcher Form? Dürfen sie die Bilder für ihre eigene Werbung nutzen? Mehr im Beitrag Hochzeitsfotograf finden und in unseren Tipps zum Hochzeitsfotografen.

Catering

Wie geht das Team mit Allergien und besonderen Essenswünschen um? Sind Geschirr, Personal und Getränke dabei? Einen Vergleich der Möglichkeiten findet ihr im Beitrag zum Hochzeits-Catering.

Musik

Wie viele Pausen gibt es, wer bringt die Technik mit, und wie werden eure Musikwünsche umgesetzt? Mehr dazu im Beitrag DJ oder Live-Band und in unseren Tipps zu DJ und Band.

Traurede

Wie viele Gespräche gibt es vorher, und wie entsteht die Rede? Wollt ihr eigene Versprechen sprechen, sagt das gleich im ersten Gespräch. Tipps dazu stehen im Beitrag Eheversprechen schreiben. Hilfe bei der Suche bieten unsere Tipps zu freien Traurednern.

Torte

Wird die Torte geliefert und aufgebaut, und wie wird sie bis zum Anschnitt gekühlt? Mehr in den Tipps zur Hochzeitstorte.

Auf das Bauchgefühl hören

Neben allen Fakten zählt, ob ihr euch wohlfühlt. Achtet darauf, wie schnell und wie verständlich jemand auf eure Fragen antwortet. Bittet darum, Beispiele von ganzen Hochzeiten zu sehen, nicht nur die schönsten Ausschnitte. Und wenn es sich im Gespräch nicht richtig anfühlt, ist das ein guter Grund, weiterzusuchen.

Nach der Buchung

Ist alles unterschrieben, sammelt die wichtigsten Daten an einem Ort: Ansprechperson, Telefonnummer für den Hochzeitstag, vereinbarte Zeiten, offene Zahlungen. Ein paar Wochen vor der Hochzeit bekommen alle Dienstleister euren Tagesablauf. Wie ihr den plant, lest ihr im Beitrag zum Zeitplan für den Hochzeitstag. So weiß jeder, wann er wo sein muss, und ihr müsst am Tag selbst nichts mehr koordinieren.

Dienstleister im Norden finden

In unseren Rubriken findet ihr Anbieter aus der Region, zum Beispiel für Foto und Video, Catering, Musik oder Hochzeitsplanung. Viele davon könnt ihr auch persönlich kennenlernen: Die nächsten Termine stehen in unserer Übersicht der Hochzeitsmessen.